Результативное управление командой проекта: ключевые принципы и методы

Автор: Михаил Калашников, координатор проектов LeaderTask

Любой проект – это сложный, многоступенчатый процесс, в котором участвуют люди с разными знаниями, навыками, возможностями. Его успешное завершение невозможно без грамотного управления. Понимая важность своих задач, команда работает организованно и слаженно, как единый механизм. Ее участники получают удовольствие от работы, концентрируются на порученных задачах, выполняют свои обязанности, строго соблюдают сроки.

В «сработанной», хорошо организованной команде каждый участник осознает свою ценность, полезность. Уважает других исполнителей, умеет работать в команде. Добиться этих результатов можно с помощью правильной стратегии управления коллективом. Мы расскажем, как оптимизировать эту важную часть работы.

Понятие управления командой проекта

Управление командой – это способность руководителя направлять, организовывать людей, работающих над общим проектом. В эту деятельность входит формулировка задач, мотивирование персонала. Руководитель проекта участвует в разрешении конфликтных ситуаций между участниками. Выполняет другие действия, необходимые для достижения целей проекта.

Одним из ярких примеров успешного руководства проектами можно назвать Википедию, уникальную интернет базу знаний, которой пользуются миллионы пользователей. Над созданием, развитием ресурса трудится целая армия писателей и редакторов. Без грамотного управления их работа будет хаотичной и непоследовательной. При этом Википедия работает практически без сбоев. Ее деятельность – результат труда огромной команды, участниками которой, в какой-то мере, являются все пользователи, когда-либо пользовавшиеся сайтом.

Что дает управление командой проекта

Сплоченная, мотивированная команда со здоровыми амбициями – мощный локомотив, который приведет к успеху любой проект. Чтобы сделать ее такой, требуется немало усилий. Вы хотите получить «команду мечты», которая будет понимать вас с полуслова? Для этого нужно координировать, направлять ее действия. Обращали внимание на то, как ведут себя муравьи в муравейнике? Несмотря на кажущуюся хаотичность движений, каждый из них понимает и четко выполняет свою природную функцию. У людей все намного сложнее. Чтобы группа работала слаженно, ей необходима постоянная организация движения.

Управление проектами имеет много преимуществ:

• Повышает продуктивность персонала за счет правильного распределения нагрузки, установки реальных сроков, устранения факторов, препятствующих работе;

• Улучшает производительность за счет развития мощной корпоративной базы;

• Профессионально, интеллектуально развивает коллектив в результате обмена опытом;

• Поддерживает моральный дух команды.

По статистике, производительность коллективов с высокой вовлеченностью на 23% выше других команд. Они имеют более лояльных клиентов, высокий уровень продаж, приносят больше прибыли компании. Всех этих результатов они добиваются благодаря своим навыкам, опыту и грамотному руководству.

Стили управления командой проекта

У каждого лидера есть собственные рамки поведения. Они связаны с особенностями характера, спецификой занимаемой должности. На их основе формируются стили руководства. Эти модели определяют, как руководитель взаимодействует с другими участниками команды, насколько быстро принимает решения, каким образом распределяет роли между исполнителями.

К ним относятся:

1. Авторитарное руководство, когда руководитель единолично принимает все решения, не советуясь с коллективом. Они не обсуждаются и выполняются безоговорочно. Такой подход уместен для проектов, в которых участвуют исполнители с низкой квалификацией или с недостаточным опытом.

2. Организационный (предпринимательский) стиль. В качестве мотивации здесь используется материальное вознаграждение. Он подходит для проектов, связанных с внедрением новых продуктов на рынок.

3. Бюрократическое управление, когда исполнители в работе ориентируются на регламенты. За их невыполнение накладываются взыскания. Такая модель может подойти для бюджетных проектов.

4. Демократический вариант управления построен на постоянном взаимодействии руководителя с командой. Начальник рассматривает свой коллектив как сообщество профессионалов, стремящихся к постоянному самосовершенствованию и развитию. Этот стиль подходит для большинства проектов.

5. Диалоговый стиль ориентируется на знания, навыки участников команды. Руководитель находится с командой в постоянном диалоге. Все решения принимаются после совместного обсуждения. Эта модель может использоваться только при высокой образованности, активности всех участников проекта.

Стили управления персоналом
Источник: institute Project Management

У каждого стиля есть сильные, слабые стороны. Ни один из них не является универсальным. Руководитель должен подстроить свой управленческий стиль под текущую ситуацию и каждого сотрудника. Для этого нужно ориентироваться на уровень подготовки команды, опыт ее участников, количество совместно выполненных проектов.

Методы управления командой проекта

О достоинствах команды можно судить по ее руководителю. Если вы хотите добиться дисциплины от работников – начните с себя. Чтобы команда росла, вы должны стремиться к постоянному росту. Не забывайте о балансе. Комбинируйте различные методы управления для лучшего результата. В проектном менеджменте их несколько:

Расстановка приоритетов

Не пытайтесь донести до сотрудников важность всех порученных им задач. Ни один человек не в состоянии выполнить их в один момент. Правильнее объяснить, какие задания имеют стратегическое значение для проекта, компании в целом.

Чтобы не тратить время на длительный разбор каждой задачи, их нужно распределять по важности и срочности. Тогда каждый исполнитель будет понимать, к каким делам стоит приступить в первую очередь, а с какими можно подождать. Так вы правильно распределите время, не допустите срыва сроков сдачи проекта.

Наблюдение и обсуждение

Члены команды в личном общении с руководителем сообщают ему о своих проблемах, успехах, неудачах, эмоциональном состоянии. В процессе таких бесед решаются многие спорные вопросы, возникающие между исполнителями. Чтобы добиться отклика от команды, с ее участниками нужно регулярно работать.

Иллюстрация
Источник: Unsplash

Анализ эффективности выполненных работ

Организуются совещания участников рабочей группы с руководителем проекта. На встречах дается оценка действий каждого исполнителя, изучается прогресс сотрудников, выявляются «узкие места» в работе. Разрабатываются планы на ближайшую перспективу.

Общение внутри коллектива

Навыки межличностного общения помогают поддерживать благоприятную психологическую атмосферу в команде. Они необходимы каждому руководителю, чтобы правильно мотивировать, воодушевлять, поддерживать персонал. Эти компетенции включают:

• Лидерство — требуется для поиска оптимальных путей к цели, вдохновения людей, их мотивации. Каждой команде нужен сильный, уверенный лидер.

• Влияние — необходимо для выполнения распоряжений, поддержки дисциплины исполнителей.

• Чтобы принимать взвешенные, оправданные решения, руководитель должен обладать хорошей интуицией или владеть точной информацией о ситуации на проекте.

Регулирование конфликтных ситуаций

Разногласия в команде не способствуют продуктивной работе. Споры возникают между самими исполнителями, между менеджерами и проектным руководителем. Чтобы эти недопонимания не привели к срыву сроков проекта, конфликты нужно быстро разрешать. Для этого используются различные методы:

• Беседа с конфликтующими сторонами, где в спокойной обстановке решаются возникшие проблемы;

• Сотрудничество — помощь от руководителя проекта, для принятия оптимальных решений;

• Поиск компромисса, уступки, договоренность по спорным вопросам для стабилизации обстановки в коллективе;

• Принуждение — непопулярный метод регулирования, не решающий возникшего разногласия, негативно воздействующий на эмоциональное состояние команды;

• Сглаживание конфликта — позволяет «нейтрализовать» участников спора, но не устраняет существующие противоречия;

• Уклонение от решения — худший вариант регулирования конфликтов, никак не влияющий на людей, не решающий возникшие между ними сложности в общении.

Для формирования доверительных отношений с исполнителями руководству важно наладить эффективные коммуникации с участниками команды. У каждого сотрудника должна быть возможность высказать свои пожелания и мнения. Для изучения настроений команды можно использовать опросы, в том числе, анонимные, проводя их через корпоративные сети или мессенджеры.

Делегирование задач

Руководитель не должен взваливать на себя большую часть работы по проекту. Он делегирует поручения другим сотрудникам, поручает им выполнить какие-то задачи. Делегирование подразумевает конкретное задание, которое работник должен выполнить самостоятельно, без поддержки босса. Пример управленческого решения: «Нам надо выпустить на рынок новый продукт. Как пройдет этот запуск, зависит только от вас».

Поручая задачу исполнителю, менеджер должен быть уверен в его компетентности. Делегирование - высшая форма управленческой деятельности. Но, по статистике только 10% руководителей используют эту возможность эффективно. Остальные занимаются решением задач, которые можно смело перепоручить другим исполнителям без ущерба для проекта.

Для распределения задач, контроля их выполнения можно пользоваться специальными электронными приложениями. Они наглядно покажут прогресс исполнителей на разных этапах работы, помогут проанализировать результаты проекта даже в удаленном формате.

Онлайн сервисы удобно использовать для распределения поручений сотрудникам. Каждый исполнитель будет видеть свою зону ответственности. Так он сосредоточится на решении собственных задач, не отвлекаясь на посторонние дела. Это поможет избежать ошибок, не допустить срыва сроков проекта. Руководитель может в любой момент посмотреть, на каком этапе проекта находится команда. Некоторые сервисы, например, российский таск-менеджер ЛидерТаск, можно использовать в любом месте, без подключения к интернету.

Иллюстрация
Источник: Unsplash

Состав команды проекта

Для успешной работы над проектом у руководителя должна быть разработана стратегия по привлечению, удержанию в команде лучших сотрудников.

Перед отбором участников в команду формулируют цели проекта. Например: собрать команду для разработки программного обеспечения. В нее должны входить разработчики, тестировщики, специалисты по продвижению продукта и рекламе. Чтобы выбрать лучших исполнителей среди кандидатов, составьте план, где должно быть указано:

• Время на набор команды;

• Уровень зарплаты исполнителям;

• Преимущества проекта;

• Ресурсы для поиска кандидатов.

Для привлечения в команду квалифицированных исполнителей бренд работодателя должен быть сильным, авторитетным в своей области. При этом не каждому проекту нужна «звездная» команда, состоящая из «сеньоров». В коллективе должен быть один крепкий лидер, а другим сотрудникам достаточно наличие категории Middle или Junior с перспективой роста. Для небольшого проекта вполне хватит пяти исполнителей.

Заключение

Управление командой проекта – сложный, эмоционально затратный процесс. Он требует от руководителя опыта, специфических знаний в разных областях, стрессоустойчивости, развитых коммуникативных, организаторских способностей. Выбирайте оптимальный стиль руководства, используйте подходящие инструменты управления. Внимательно отнеситесь к набору исполнителей в проект. Применяйте современные средства для работы над проектами, например, цифровые приложения. Они помогут контролировать деятельность участников команды, позволят быть на связи с ними в любое время, уведомят о просроченных задачах и незавершенных делах.